Tämä on Karjaan-Pinjaisten voimistelu- ja urheiluseura Ura ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 8.1.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Karjaan-Pinjaisten voimistelu- ja urheiluseura Ura ry, Y-tunnus 0606191-2, c/o Pirjo Rautiainen, Raitatie 10, 10360 Mustio, 0405252850
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Regina Kalenius,
3. Rekisterin nimi
Karjaan-Pinjaisten voimistelu- ja urheiluseura Ura ry:n jäsenrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- Yhdistyslain velvoittaman jäsenluettelon pitäminen
- Jäsenmaksulaskutuksen mahdollistaminen
- Jäsenpostitus
- Jäsenten yhteystietojen käsittely ja tallentaminen
- Kilpailujen ja muiden tapahtumien ilmoittautumisten hoitaminen
- Huomiointien myöntäminen ja seuraaminen
- Vakuutusten edellyttämien tietojen ylläpito ja seuranta
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Jäsenen henkilötiedot: etunimi ja sukunimi, syntymäaika, jakeluosoite, laskutusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot.
- Jäsenyystiedot: jäsenmaksutiedot, vapaaehtoisroolit, toimihenkilöroolit, luottamustoimet, huomionosoitukset, pätevyydet (esim. ratamestariluokka), erityistehtävät.
Tietoja säilytetään henkilön jäsenyyden voimassaoloajan sekä yhden vuoden ajan tämän jälkeen, ellei tietoja erikseen pyydetä poistamaan. Vuosi jäsenyyden päättymispäivän jälkeen tiedot poistetaan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan:
- jäseniltä itseltään tai heidän huoltajiltaan (www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse tai suullisestI)
- menehtyneiden jäsenten omaisilta (jäsenyyden päättymistiedot)
- pankeilta (jäsenmaksutiedot).
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Karjaan-Pinjaisten voimistelu- ja urheiluseura Ura ry on rekisterinpitäjä. Tietoja luovutetaan tarvittaessa seuraavasti:
Kaikki jäsenet ja yhteistyötahot:
- nimi-, osoite- ja jäsenmaksutiedot jäsenmaksulaskutusta varten
- nimi- ja osoitetiedot jäsenlehden tai vastaavan postitusta varten
- nimi-, osoite- ja sähköpostitiedot jäsenviestintää varten.
Kaikkien palveluntarjoajien kanssa tehdään ennen tietojen luovuttamista GDPR-asetuksen mukainen sopimus rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja luottamushenkilöiden toimesta, joiden työn- tai tehtävänkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää varmentamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää varmentamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).